Ny proces for mellemværender i FBS

Processen for håndtering af mellemværender i FBS bliver ændret i begyndelsen af september 2019.

I begyndelsen af september 2019 ændrer vi processen for håndtering af mellemværender i FBS.

Den ændrede proces giver mulighed for automatisk udsendelse af saldoopgørelser, baseret på beløb og periode. Samtidig afskaffes rykkerbreve. Rykkerbreve erstattes af periodisk udsendelse af saldoopgørelser indtil mellemværendet er afviklet.

Varsling af udelukkelse på grund af gebyrrestance fjernes fra saldoopgørelsen og vil fremover blive udsendt automatisk i en ny beskedtype: Udelukkelsesnotifikation.

Idriftsættelse af automatisering af saldoopgørelsen og den nye udelukkelsesnotifikation sker som et “big bang”, hvilket betyder, at det fra det tidspunkt, hvor ændringen er installeret i FBS, ikke længere vil være muligt at køre videre med den nuværende proces, herunder fremsendelse af rykkere.

Ændringen er i øjeblikket planlagt til at ske i forbindelse med installation af release 1.17.0 den 3. september 2019.

Automatisering af fremsendelse af saldoopgørelser

Fremover vil FBS automatisk kunne fremsende saldoopgørelser til lånerne. Den automatiske fremsendelse baserer sig på beløb (lånerens skyldige mellemværender, fx DKK 50 og derover) og tid (periode mellem fremsendelse af saldoopgørelse, fx 31 dage mellem hver fremsendelse, indtil mellemværendet er afviklet.

Beløbsgrænse for udsendelse af saldoopgørelse, og hvor ofte saldoopgørelsen skal udsendes konfigureres i F7.

Med den ændrede proces for mellemværender følger en ny standardskabelon til saldoopgørelsen og tilhørende dokumentation.

På KOMBITS hjemmeside kan man finde et eksempel på den kommende standardskabelon til saldoopgørelsen, skabelonen og den tilhørende datamodel.

Udelukkelse på grund af gebyrrestancer

Udelukkelse på grund af gebyrrestancer vil ikke længere blive varslet i saldoopgørelsen, men vil ske ved fremsendelse af en udelukkelsesnotifikation. Fremsendelse af udelukkelsesnotifikationer vil ske automatisk, baseret på beløbsgrænse for udelukkelse og antal varslingsdage.

Beløbsgrænse for udelukkelse og antal varslingsdage, konfigureres i F7, som det også sker i dag.

Rykkere

Udsendelse af rykkere erstattes af periodisk fremsendelse af saldoopgørelser. Standardskabelonerne til rykkere fjernes fra FBS.

Debitorintegration

Ibrugtagning af automatisk udsendelse af saldoopgørelser og udelukkelsesnotifikationer kræver ikke, at FBS har integration til det kommunale debitorsystem.

Periodisk udsendelse af saldoopgørelser har ingen afhængighed til kommunale debitorsystemer og vil fungere med følgende:

  • Ingen integration til kommunalt debitorsystem.
  • Manuel oprettelse af mellemværender i kommunalt debitorsystem.
  • Integration til kommunalt debitorsystem med den nuværende integration ØiR v.1 og fra foråret 2020 afløseren ØiR v. 3.

Hvad skal biblioteket gøre?

Automatisk fremsendelse af saldoopgørelser og udelukkelsesnotifikationer er en mulighed, som kan slås til af biblioteket. De er som udgangspunkt slået fra.

Så længe funktionerne ikke er slået til, sker der ingen periodisk fremsendelse af saldoopgørelser og varslinger om udelukkelse på grund af gebyrrestancer.

Inden ibrugtagning skal bibliotekerne tilrette standardskabelonerne til saldoopgørelse og udelukkelsesenotifiktion.

Den nuværende standardskabelon til saldoopgørelse vil ikke kunne genskabes, når den nye standardskabelon er installeret. Det vil derfor være en god idé at gemme en kopi af den nuværende saldoopgørelse til inspiration.

Herudover skal konfigurationerne til beløbsgrænse og antal dage mellem udsendelse af saldoopgørelsen sættes op i F7. Som udgangspunkt er beløbsgrænsen sat til DKK 0.

For udelukkelsesnotifikation skal antal varslingsdage og beløbsgrænse konfigureres i F7.

Når konfigurationerne er på plads, skal funktionaliteterne aktiveres i F7.

Husk også at informere både de medarbejdere, som arbejder med saldoopgørelser og rykkere, og bibliotekets frontpersonale om den ændrede funktionalitet for håndtering af mellemværender.

Øvrige nye funktioner

Sammen med den ændrede proces for mellemværender i FBS sætter vi to nye funktionaliteter i drift:

  • Mulighed for automatisk afskrivning af forældede mellemværender.
  • Mulighed for at tilretning af erstatningspris inden erstatningsprisen bliver synlig for låneren.

Spørgsmål

Har I spørgsmål til den ændrede proces for mellemværender, så skriv til bibsys@kombit.dk.

Vi har også oprettet en FAQ til den ændrede proces for mellemværende, som vi løbende opdaterer.

Du finder FAQ'en her.

 

Kontakt

Senior it-konsulent
7268 8126