Det nye DUBU bliver brugernes DUBU

Det nye DUBU er gået i luften i tre pilotkommuner og til januar går det i luften i yderligere 70 kommuner. Løsningen giver et stort løft i forhold til brugervenlighed og bliver et markant forbedret system, der sikrer sagsbehandlerne optimal it-understøttelse til at varetage udsatte børn og unges behov.

-Det kommer til at betyde mere effektivt arbejde. Det bliver enklere at bruge systemet og løse de opgaver, vi skal løse. DUBU bliver bare federe efter nytår, sådan siger Steffen Terkelsen, socialrådgiver i Kolding kommune, følgegruppemedlem og superbruger på DUBU.
Han er blandt de mange DUBU-brugere, der ønskede det eksisterende DUBU opdateret til en mere moderne, brugervenlig løsning, og som glæder sig til det nye DUBU går i luften fra januar 2019.
Og der er ingen tvivl om, at forventningerne til det nye DUBU er høje blandt pilotkommuner og superbrugere, der nu er i gang med at uddanne sig til at arbejde med det nye DUBU.

Flere funktioner, optimeret teknologi og øget brugervenlighed
Foruden den funktionalitet som det eksisterende DUBU har, får det nye DUBU en række forbedringer og tilføjelser:

  • Optimeret søgefunktion
  • Mulighed for individuel opsætning af forsideindstillinger
  • Nemmere at arbejde i flere sager samtidig
  • Forenkling af brugen af ICS (Integrated Children’s System) i DUBU Understøtter fortsat systematikken og helhedsorienteringen i sagsbehandlingen og brugen af ICS
  • Børnehandicapudredning (nyt): skal understøtte kommunerne i at styrke systematikken og helhedsorienteringen i   sagsbehandlingen for børn og unge med funktionsnedsættelse.
  • Resultatdokumentation (nyt): Giver alle brugere mulighed for at måle på udvikling og effekt i form af trivsel for såvel udsatte børn og unge som børn og unge med handicap.
  • Et genkendeligt, men mere brugervenligt og mindre kliktungt DUBU

Formålet med det nye DUBU er, at løsningen professionelt og effektivt skal understøtte myndighedsfunktionen inden for det socialfaglige arbejde med flere funktioner, samt optimeret teknologi og brugervenlighed, end løsningen er i stand til i dag, så sagsbehandleren får en bedre it-understøttelse til at varetage udsatte børn og unges behov.

- Jeg har meget store forventninger til en væsentlig bedre datakvalitet. Jeg glæder mig til et system, hvor sagsbehandlerne bliver bedre støttet i ikke at lave fejlregistreringer. Det nye DUBU har simpelthen nogle bedre kontroller indbygget. Det er et lækkert system og et kvantespring i forhold til det tidligere, siger Heini Gotthelf Kuhlwein, BI-konsulent i Aalborg kommune, følgegruppemedlem og system-superbruger.

Ikke uden udfordringer at skifte it-system
Forventningerne til det nye system er høje, men overgangen fra eksisterende til nyt koster både tid og tålmodighed.

-Det er enormt glædeligt, at det nye DUBU er genkendeligt for brugerne, og at det er mere tidssvarende. Men når det er sagt, så er det implementering af en it-løsning som alle andre. Det er altid bøvlet at skifte et it-system, og det kommer til at forstyrre brugernes hverdag, indtil det nye DUBU er indarbejdet. Og det kommer til at tage lidt tid, siger Christina Gross Jarnit, projektleder i KOMBIT.

Kommunerne ved godt, at opgaven med at implementere og lære et nyt system at kende er omfattende.

-Der kommer til at være nogle mindre oprydningsopgaver efter konverteringen af alle gamle data til det nye system. Mange vil helt sikkert opleve, at det nye system ”afslører” nogle logiske fejl i de gamle data, som skal rettes. Når vi er igennem det, så bliver det super godt, siger Heini Gotthelf Kuhlwein.

Derfor er kommunerne godt klædt på og realistiske i forhold til det nye DUBU.

-Lige i starten, vil der nok også være frustrationer indtil man lærer det nye DUBU at kende. Det er kun en naturlig proces. Men jeg vil næsten garantere, at alle bliver glade for det, siger Jonna Christoffersen, faglig koordinator i Middelfart kommune, følgegruppemedlem samt superbruger på DUBU og ICS.
 

Det siger brugerne om det nye DUBU


Jonna Christoffersen, faglig koordinator i Middelfart kommune, følgegruppemedlem samt superbruger på DUBU og ICS:

Hvordan har du været inddraget i processen med at udvikle nyt DUBU?
-Jeg er en af dem, der har været med fra starten, da DUBU skulle genudbydes – og jeg har været med til det hele lige fra kravspecifikation til workshops og tests sammen med de øvrige kommuner i følgegruppen. Vi gav fra starten af selv udtryk for, at vi ville inddrages, da der var flere ting i daværende DUBU, der fungerede rigtig uhensigtsmæssigt. Og jeg må sige, at jeg har i den grad oplevet, at både KOMBIT og Netcompany ikke bare har lyttet til os, men også fulgt op på og indarbejdet de, af vores ønsker, som var mulige at få med. Jeg husker, da vi lavede kravspecifikationen. Da vi var færdige, læste vi den igen, og så opdagede vi ting, som vi gerne ville ændre. Det fik vi gennemført, og det gentog sig et par gange, og det har også gjort sig gældende i de mange workshops, som følgegruppen har deltaget i. Til sidst måtte vi jo stoppe, så vi kunne komme videre, men KOMBIT og Netcompany har været meget tålmodige, og vi fik rigtig mange krav og ændringer med. Som følgegruppe skulle vi jo tænke alle kommuners praksis ind. Alle vi kommuner, der var med, følte et kæmpe medejerskab og vi var meget engagerede i at forbedre DUBU.

Hvad glæder du dig mest til ved det nye DUBU?
- At det bliver et meget mindre rigidt og meget mere moderne system. Der kommer et naturligt flow i systemet, som er meget mere intuitivt. Personligt glæder jeg mig mest til, at jeg selv kan tilpasse forsiden ud fra de opsætninger, der er mest hensigtsmæssige for mig. Som leder, kan jeg nemt følge med i, hvis der er nogen tidsfrister, der er overskredet og reagere på det. For alle kommuner gælder det, at vi får et mere brugervenligt og opdateret system, der er tilpasset vores praksis og opdateret i forhold til lovgivning og persondataforordning. De ændringer vi har ønsket tidligere, er tænkt ind i den nye løsning.

Hvad kommer det nye DUBU til at betyde for dig i forhold til forbedringer af arbejdsgange?
Der er ingen tvivl om, at det betyder færre klik.  Men ikke den første periode. Lige i starten, vil der nok også være frustrationer indtil man lærer det nye DUBU at kende. Det er kun en naturlig proces. Men jeg vil næsten garantere, at alle bliver glade for det. Vi kommer til at kunne arbejde i flere sager på en gang, og kan starte en ny sag uden at skulle lukke ned og gemme. Der er flere aktive links, som giver genveje – alt i alt hurtigere og nemmere.
Midt i min entusiasme, vil jeg dog også sige, at det er vigtigt at være pragmatisk omkring det. Det er stadig et system, der bygger på lovgivning - så det er et tungt system. Derfor er der selvfølgelig en naturlig grænse for, hvor let man kan gøre det.

 


Steffen Terkelsen, socialrådgiver i Kolding kommune, følgegruppemedlem og superbruger på DUBU.

Hvordan har du været inddraget i processen med at udvikle nyt DUBU?
-Følgegruppen har været med hele vejen. Læst kravspecifikation, læst og vurderet tilbud, deltaget i workshops osv. Det har været spændende at være med. Vi har holdt mange design-workshops undervejs, som vi kommuner havde rigtig stor indflydelse på. Der har ikke været holdt noget tilbage for os, vi har været inddraget lige fra start.

Hvad glæder du dig mest til ved det nye DUBU?
-
Overordnet set glæder jeg mig til forbedrede, enklere og kortere arbejdsgange. Jeg glæder mig til at få mere overblik.

Hvad kommer det nye DUBU til at betyde for dig i forhold til forbedringer af arbejdsgange: 
-Det kommer til at betyde mere effektivt arbejde. Det bliver enklere at bruge systemet og løse de opgaver, vi skal løse. DUBU bliver bare federe efter nytår.
Det er et kompliceret fagområde, og systemet dækker hele området, derfor er det også et kompliceret system. Det kan aldrig blive så simpelt som Facebook, og det skal det heller ikke. Det er et fagområde, der bygger på lovgivning og regler. Så selvom det bliver enklere og hurtigere, ved vi godt, at det ikke bliver nemt at bruge DUBU – men det bliver nemmere.

 


Heini Gotthelf Kuhlwein, BI-konsulent i Aalborg kommune, følgegruppemedlem og system-superbruger.

Hvordan har du været inddraget i processen med at udvikle nyt DUBU?
-Jeg har været med til det hele: Kravspecifikation, beskrivelse af udbudsmateriale, til at vælge tilbud og deltage i workshops. Det har været en utrolig positiv proces, hvor både KOMBIT og Netcompany har lyttet til vores erfaringer.

Hvad glæder du dig mest til ved det nye DUBU?
-
Jeg har meget store forventninger til en væsentlig bedre datakvalitet. Jeg glæder mig til et system, hvor sagsbehandlerne bliver bedre støttet i ikke at lave fejlregistreringer. Det nye DUBU har simpelthen nogle bedre kontroller indbygget. Det er et lækkert system og et kvantespring i forhold til det tidligere.

Hvad kommer det nye DUBU til at betyde for dig i forhold til forbedringer af arbejdsgange: 
-Båder dem, der arbejder med økonomi og med det administrative, kan glæde sig til at kunne lave udtræk på kryds og tværs. Det var stort set umuligt i det gamle system. Og søgefunktionen – den er næsten så god som Google. Indtil videre, har jeg kun prøvet den et par gange, men det virker fantastisk. Jeg glæder mig meget til vi kommer i gang og rigtig oplever rådgivernes reaktioner på det hele. Det har jeg store forventninger til.
Der kommer til at være nogle mindre oprydningsopgaver efter konverteringen af alle gamle data til det nye system. Mange vil helt sikkert opleve, at det nye system ”afslører” nogle logiske fejl i de gamle data, som skal rettes. Når vi er igennem det, så bliver det super godt.

 

DUBUs historie

De sidste mange år er der på det udsatte børne- og ungeområde blevet stillet større krav til både sagsbehandling og dokumentation. For at imødekomme disse udfordringer blev det af regeringen og KL i 2010 besluttet at styrke it-understøttelsen på området. Herefter varetog KOMBIT i samarbejde med Socialministeriet, Integrationsministeriet og KL udviklingen af et fælleskommunalt fagsystem, der kunne understøtte kommunernes indsats, kvalitetssikring og prioritering af det specialiserede socialområde.
DUBU gik i luften i 2011 med 43 deltagende kommuner.

Baseret på lovgivning og socialfaglig systematik
DUBU understøtter, at de lovmæssige krav til dokumentation overholdes, og giver overblik over sagsbehandling og dokumentation på området. Løsningen bygger på den socialfaglige systematik “Integrated Children’s System” (ICS).

Genudbud i 2016
I 2016 skulle DUBU i genudbud, da den daværende kontrakt med IBM udløb. Netcompany vandt genudbuddet i 2017.
Der var et klart behov for at modernisere DUBU 2.0 til en mere brugervenlig løsning, hvorfor KOMBIT havde ekstraordinært fokus på brugerinddragelse og dialog med kommuner og leverandører hele vejen igennem udbuds- og udviklingsfasen, og helt frem til idriftsættelse af det nye DUBU ved årsskiftet til 2019.

Sådan formede kommunerne det nye DUBU
Genudbuddet var en oplagt mulighed for at skabe den systemmodernisering, der var så efterspurgt. Kommunerne skulle være med – hele vejen, og det var de.

  • Forud for udarbejdelsen af kravsspecifikationen blev der i 2016 afholdt syv workshops med hhv. slutbrugere fra 20 kommuner, superbrugere og it-medarbejdere fra kommuner, som kom med input og ønsker til DUBU 3.0.
  • Tre socialrådgivere fra henholdsvis Gentofte, Allerød og Esbjerg kommuner samt en superbruger fra Thisted kommune var indstationerede hos KOMBIT og med til at udarbejde kravspecifikation.
  • I november 2016 var udbudsmateriale og kravspecifikation til høring hos alle kommuner og leverandører. Tilbagemeldingerne blev inkluderet i det endelige udbudsmateriale.
  • I alt har 16 kommuner - svarende til 22% af DUBU-kommunerne - været aktive i projektets styregruppe, følgegruppe og arbejdsgruppe. Seks socialrådgivere og tre brugere fra økonomi- og administrative funktioner har deltaget i følgegruppens arbejde hele vejen igennem udbuddet med gennemlæsning af kravspecifikationen, evaluering af tilbud og deltagelse i løbende afklarings- og designworkshops, tests mm.
  • Op til idriftsættelsen af det nye DUBU har ca. 30 brugere været involveret i at evaluere og vurdere systemets brugervenlighed gennem forskellige test, som alle kommunernes brugere var inviteret til at deltage i. Pilotkommunerne har kvalitetssikret mange af de implementeringsopgaver, der er blevet sendt ud til kommunerne.
  • Fire kommuner har været med til at teste det konverterede data i migreringstests. Hen over adskillige testdage har de valideret, at det data, der skal med over i det nye DUBU, er kommet med.
 

Kontakt

Chefkonsulent / Projektleder
3334 9412