Journalnotat

Læs mere om bl.a. status, journal, ESDH- og fagsystemer, administratorrettigheder og tilgængelighed.
1) Kan man tilgå journalnotater fra relevante ESDH- og fagsystemer?

Ja, hvis ESDH-/fagsystemet afleverer sine journalnotater i det fælleskommunale støttesystem Sags- og Dokumentindeks, så vil de, hvis brugeren har ret til at se dem, være tilgængelige i SAPA.

2) Kan ESDH- og fagsystemer modtage journalnotater fra SAPA-løsningen?

SAPA muliggør i samspil med fordelingskomponenten, at en bruger kan oprette et journalnotat i SAPA og derefter sende det til det relevante ESDH-/fagsystem. Dette kræver dog, at det pågældende ESDH-/fagsystem kan modtage og behandle journalnotater. KOMBIT kan ikke sikre, at konkrete sagsbærende it-løsninger er tilpasset til at modtage journaldata fra SAPA-løsningen. Dette skal efterspørges af kommunerne hos den relevante it-leverandør.

Læs mere om den fælleskommunale fordelingskomponent i afsnit M-09 i dette bilag til SKI-rammeaftale 02.19.

3) Er der en journal i SAPA-løsningen?

Ja. I SAPA sammenstiller vi journalnotater fra forskellige kildesystemer og viser dem i brugergrænsefladen som en liste over en persons journalnotater på en enkelt sag. Alternativt kan man se journalnotater på tværs af en persons sager på tidslinjen i SAPA.

4) Hvordan håndteres status på journalnotatet?

Journalnotater ligger på sagen i kildesystemerne. Status på et journalnotat vil være synlig i SAPA via snitflade til indekserne.

5) Bortfalder funktionen til oprettelse af journalnotater efter en periode?

Nej. Det er ikke tanken, at muligheden for at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade bortfalder. Journalnotatet og tilhørende sag bor dog ikke i SAPA, men i et ESDH- eller fagsystem.

6) Bliver det muligt for f.eks. en administrator at slette fejloprettede journalnotater i relevant fagsystem og/eller SAPA?

Journalnotater kan oprettes via SAPA og gemmes i et relevant ESDH- eller fagsystem. Hvis ESDH-/fagsystemet har accepteret journalnotatet fra SAPA og oprettet det, så vedligeholdes journalnotatet fremover her. Det kan altså ikke rettes eller slettes fra SAPA, og kommunebrugeren må hoppe til kildesystemet for at rette eller slette. Hvis ESDH-/fagsystemet afviser et journalnotat fra SAPA, sendes det tilbage til SAPA, hvor det kan rettes til (fx omadresseres) og gensendes eller slettes.

7) Når 'opret journalnotat' bruges i SAPA, er det så meningen, at der hoppes til kommunens ESDH-/fagsystem hvor journalnotatet så oprettes? Vil det oprettede journalnotat efterfølgende være tilgængeligt i SAPA?

Journalnotatet bor på en sag i ESDH- eller fagsystemet. Man kan vælge at oprette et journalnotat via SAPAs brugergrænseflade, så man undgår et hop. Før et journalnotat, som oprettes fra SAPA, er modtaget og lagret i det relevante ESDH-/fagsystem, vil det vises med status 'ubehandlet' i SAPA.

8) Hvordan skal man forholde sig, hvis man ofte opretter journalnotater, som intet har med fagsystemerne at gøre, fx personligt tillæg, enkeltydelser eller råd og vejledning? Der vil i nogle tilfælde være behov for at skrive journalnotater udenfor fagsystemerne.
Disse informationer lagres typisk i en ESDH-løsning, der understøtter arbejdsgange vedr. journalføring allerede i dag.
NB! Kommunernes ydelsessystem (KY) vil understøtte modtagelse af journalnotater
9) Når man sender et journalnotat fra SAPA til journalsystemet: Er det her muligt for modtageren at omdirigere et notat til andet system eller sende det retur til SAPA med kommentar?

Når ESDH- eller fagsystemet modtager et journalnotat (via Fordelingskomponenten), har ESDH- eller fagsystemet to muligheder: Journalnotatet kan enten accepteres og blive tilknyttet sagen, eller det kan afvises, hvorefter ansvaret sendes tilbage til sagsbehandleren i SAPA. Det er ikke muligt for et ESDH- eller fagsystem at ”omdirigere” et journalnotat. Når et journalnotat først er accepteret og tilknyttet sagen, er journalnotatet en del af sagen. Hvis en bruger af ESDH- eller fagsystemet vurderer, at andre ESDH- eller fagsystemer også burde indeholde samme journalnotat, så kan det evt. sendes videre, såfremt ESDH- eller fagsystemet er konfigureret til både at kunne modtage og sende journalnotater til Fordelingskomponenten.

Det er dog vigtigt, at notater kun afvises, hvis det er sendt til det forkerte system eller har fået påstemplet det forkerte KLE-emne. En forretningsmæssig afvisning af et journalnotat ud fra begrundelsen ”vi synes ikke, dette journalnotat er relevant for sagen”, bør ikke sendes tilbage til SAPA. Her bør ESDH- og fagsystemet gemme journalnotatet på sagen, og efterfølgende må fagområdet tage hånd om at uddanne de SAPA-brugere, som afsender journalnotaterne.

10) Kan man have løse SAPA-journalnotater, som ikke er hægtet op på en sag, fx hvis en borger ringer til Borgerservice, men ikke har en sag på fx jobcenterområdet?

Nej. Man kan kun oprette et journalnotat i SAPA, hvis der er en sag i et ESDH-/fagsystem.

11) Hvis jeg ønsker at udskriver alle journalnotaterne i SAPA kan det så lade sig gøre?

Nej, det kan man ikke

 

Kontakt

Chefkonsulent / Projektleder
7268 8110