FAQ om proces for mellemværender i FBS

Her finder du svar på ofte stillede spørgsmål til proces for mellemværender i FBS

Den nuværende proces for mellemværende planlægges til ibrugtagning den 4. september 2019.

Du kan læse mere om processen her.

Siden vi annoncerede ændringen, har vi modtaget mange gode spørgsmål fra bibliotekerne. Da mange spørgsmål går igen, har vi samlet spørgsmål og svar på denne side.

Under "Læs mere" samler vi dokumenter, som vedrører processen for mellemværende.

Finder du ikke svar på dine spørgsmål, er du velkommen til at skrive til bibsys@kombit.dk

Hvorfor ændrer I processen for mellemværender i FBS?

Processen ændres, da opkræving af biblioteksafgifter og erstatninger fremover er planlagt til at foregå i kommunens debitorsystem, som er det fagsystem, der er beregnet til opgaven.

Overdragelse af opgaven til kommunens debitorsystem sikrer, at håndtering af mellemværender altid sker efter gældende lovgivning og giver også bibliotekerne bedre mulighed for at få pengene ”hjem”, da der kan ske modregning i visse ydelser og i overskydende skat. Opkrævning via kommunens debitorsystem sikrer også, at borgere med samme forhold behandles ens (retssikkerhed).

For bibliotekerne betyder det, at der skal bruges færre ressourcer på på behandling af mellemværende.
 

Hvis vi ikke har ØiR, kan det nye mellemværende så fungere?

Den nye proces for mellemværende fungerer også, selv om I ikke har integration til debitorsystemet.

I den nye proces er rykkere erstattet af saldoopgørelser, som I kan sætte op til periodisk udsendelse – I kan udsende lige så mange saldoopgørelser, som I ønsker.

Saldoopgørelsen vil indeholde lånerens til enhver tid samlede gæld i bibliotekssystemet. I saldoopgørelsen kan I angive betalingsoplysninger.

Saldoopgørelsen vil ikke længere advare om udelukkelse – det sker i en ny besked ”Udelukkelsesnotifikation”, som også udsendes automatisk.

Vil det være muligt i FBS at se, hvor meget der skyldes i debitorsystemet med ØiR v. 1?

Nej med ØiR v. 1 vil det i FBS ikke være muligt at se rykkergebyrer og renter tilskrevet i debitorsystemet.

ØiR v. 1 er envejskommunikation fra FBS til debitorsystemet.

Forbliver beløb under bagatelgrænsen i FBS?

Spørgsmål: 
”Mellemværender under denne grænse vil ikke blive sendt til debitorsystemet og vil derfor ikke blive opkrævet”.
Skal det læses som, at hvis vi har en grænse på 50 kr. ved vores kommune, så vil alle mellemværender under det beløb – uanset hvor mange af dem der er – ikke blive opkrævet? Altså, hvis låneren skylder 10 kr. i gebyrer, og 20 kr. for et mistet tidsskrift, og 40 kr. i yderligere gebyrer? Hvad hvis der er tale om 20 kr i erstatning for et mistet tidsskrift og 40 kr i gebyrer på det samme tidsskrift? Tæller de så én gang – eller to?

Svar:

Det er korrekt, at hvis beløbsgrænsen for overførsel af biblioteksafgift til debitor er DKK 50,- så forbliver beløb under denne grænse i bibliotekssystemet. Biblioteksafgifter under DKK 50, opsummeres ikke, dvs. skylder låneren DKK10 + 10 + 20 +20 forbliver beløbene i bibliotekssystemet.

Erstatninger sendes til debitor uanset beløbsgrænse. 
Så i det nævnte eksempel overføres erstatningen til debitor, mens biblioteksafgiften forbliver i bibliotekssystemet,

Sendes mellemværender for børn og unge under 18 år til værgen?

Hvis værgens CPR-nummer er indtastet i FBS under Låner i feltet Tilføj værge, hæfter værgen for barnets mellemværender med biblioteket. 

Har biblioteket integration til debitorsystemet overføres barnets mellemværende over bagatelgrænsen til debitorsystemet, som fremsender mellemværender til værgen.

Saldoopgørelsen fremsendes til barnet - uanset der er registret en værge i feltet Tilføj værge.
Vi overvejer om dette skal ændres.

Værgen slettes ikke i FBS, når barnet fylder 18 år. Betyder det, at værgen hæfter for mellemværender, som oprettes, når barnet er fyldt 18 år?

Selv om værgen ikke bliver slettet i FBS, når barnet fylder 18 år, vil fremtidige mellemværender IKKE blive pålagt værgen. Det er fødselsdatoen/CPR, som er afgørende for, at værgen får tildelt mellemværende i debitorsystemet.

Når det er fødselsdato/CPR som afgør om værgen får tildelt mellemværender i debitorsystemet, hvad så med voksne, som er under værgemål?

Mellemværende til voksne under værgemål tildeles IKKE værgen, selv om denne er angivet i FBS.

Dette gælder mellemværender både i FBS og i debitorsystemet.

Er det muligt af få pengene retur for en afsluttet erstatning, når låneren finder materialet inden for den frist, der er oplyst i bibliotekets reglement?

Funktionaliteten i Cicero vil fungere ens, set fra brugerens perspektiv, i ØiR v1 og v3, og som det allerede fungerer i dag.

Forskellen i integrationerne er at i v1, så nedskrives det resterende beløb (hvis noget) ellers oplyses debitorsystemet ikke om afleveringen. I v3 vil det samlede beløb fra hovedstolen nedskrives og dermed vil borgerens saldo i debitorsystemet gå i positiv og udbetalingen sker herefter i debitorsystemet, og dermed skal praksis skal nok justeres i kommunerne for mellemværende sendt til debitorsystemet efter idriftsættelse af ØiR v3.

Hvordan vil biblioteksgebyrerne blive oprettet i debitorsystemet. Er det på posteringsniveau, og hvorledes/hvor vil teksten på materialet fremgå som ikke er afleveret på samme dag?

Som det virker lige nu (ØiR v.1), vil  der blive sendt følgende over til debitorsystemet, når der oprettes et gebyr:

   Opretdato: <mellemværendet oprettelsedato> <DK5> <forfatter>: <titel> <Periodikainfo><linjeskift>

   Lånt: <lånets oprettelsedato> Afl.frist: <lånets afleveringsfrist> <handling><linjeskift>

   <type>: <regningsnummer> Mat.nr.: <materialenummeret>

Såfremt låneren er mindreårig og har en værge, tilføjes følgende som sidste linje i teksten:

   Mindreårig CPR: <CPR>

(...)

Den første linje vil trunkeres således den maksimum fylder 2 gange 60 tegn.

Såfremt der er flere materialer/lån tilknyttet et gebyr, vil det kun være det første der vises i teksten.

Det vil sige, at hvis flere materialer kobles til samme gebyr i forbindelse med aflevering samme dag, er det kun det første materiale, der optræder under feltet "materialenummer", og gebyret sendes over ved aflevering af det første materiale. Der sker ikke yderligere, når flere materialer afleveres og tilknyttes gebyret.

Kan vi stadig manuelt oprette mellemværender i debitorsystemet efter den 4. september 2019

Den ny proces for mellemværende, hvor rykkere udgår til fordel for periodiske udsendelser af saldoopgørelser ændrer ikke på, at ubetalte mellemværender også efter den 4. september kan oprettes manuelt i debitorsystemet.

Vær dog opmærksom på, at alle manuelt overførte mellemværender til debitorsystemet stadig skal håndteres manuelt, når ØIR integrationen tages i brug.