Sådan foregår udbuddet på Aula

For at sikre at kommunerne får den bedst mulige løsning, vil leverandøren af Aula blive fundet gennem et ”udbud med forhandling”.

I 2019 vil forældre og elever på landets folkeskoler kunne tage den nye kommunikationsløsning Aula i brug. Og kort tid efter vil det være dagtilbuddenes tur til at få den nye løsning. Om nogle år vil Aula dermed være blevet en del af hverdagen for mere end to mio. danskere.

Især den brede brugerskare stiller naturligvis store krav til blandt andet brugervenligheden i Aula. Dette har haft betydning, når KOMBIT har skulle vælge, hvordan udbuddet af løsningen skal foregå.

Udbud med forhandling

Leverandøren af Aula vil blive fundet gennem udbud med forhandling. Det betyder, at processen starter med en prækvalifikation, hvor KOMBIT udvælger fire leverandører, som bliver opfordret til at afgive tilbud. Denne udvælgelse sker på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer, set i forhold til Aula.  

Hvem der bliver prækvalificeret bliver offentliggjort i slutningen af januar 2017. Herefter har de fire udvalgte tilbudsgivere ca. halvanden måned til at udarbejde deres tilbud.

Med den nye udbudslov der trådte i kraft den 1. januar 2016 blev der bredere adgang til at kunne anvende fleksible udbudsprocedurer, der understøtter dialog og forhandling. De muligheder vil blive brugt i forbindelse med Aula.

Praktisk prøve skal øge brugervenlighed

Som noget relativt nyt i KOMBIT vil en del af evalueringen af tilbuddene foregå via en praktisk prøve. Den praktiske prøve vil have fokus på brugervenlighed og tæller med i vurderingen af systemets kvalitet.

Der vil i alt være ni prøver med tre forskellige målgrupper, nemlig forældre, pædagogisk personale og børn. I forbindelse med prøverne vil målgrupperne skulle foretage nogle praktiske opgaver i en prototype, som hver tilbudsgiver vedlægger tilbuddet.

De praktiske prøver skal sikre, at den kommende løsning har en høj grad af brugervenlighed. Når KOMBIT vælger at lade en praktisk prøve indgå som en del af evalueringen af Aula, skal det da også ses som et udtryk for, hvor højt dette element vægtes.

Forhandling skal optimere tilbud

Efter at de første tilbud er modtaget og de praktiske prøver gennemført, vil tilbudsgiverne blive inviteret til et møde i KOMBIT. Her skal de præsentere deres tilbud, og der vil være dialog om tilbuddet. Tilbudsgiveren vil få mulighed for at fortælle, hvorfor tilbuddet ser ud, som det gør, og KOMBIT kan evt. uddybe ønsker, behov og forklare prioriteringer.

På baggrund af mødet kan tilbudsgiveren herefter gå tilbage og genoverveje og evt. rette i deres tilbud inden KOMBIT skal modtage det endelige tilbud senest den 15. maj 2017.

Forhandlingen skal dermed sikre, at kommunerne får den bedst mulige løsning. Sammen med den intensive dialog med leverandører, som KOMBIT altid har forud for et udbud, vil det betyde, at tilbudsgiverne får de bedst mulige betingelser for at levere et tilbud, der passer til kommunerne og brugernes behov og ønsker.

Kvalitet tæller 50 %

Efter modtagelsen af det endelige tilbud skal KOMBIT i gang med at evaluere. Det foregår ved, at hvert af de modtagne tilbud bliver vurderet og får et antal point på forskellige parametre. Vægtningen i forbindelse med evalueringen er:

  • Systemets kvalitet: 50 %
  • Driftsydelsernes kvalitet: 15 %
  • Tidsplan og Leverancesikkerhed: 25 %
  • Pris: 10 %   

Det tilbud, der samlet set får flest point, og dermed vurderes at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet” vinder udbuddet. Hvem der bliver leverandør til Aula vil blive offentliggjort inden sommerferien 2017. 

 

Kontakt

Chefkonsulent / Projektleder
3334 9446